Tipps und Tricks für das Monitoring eines Events am Beispiel #somofo

Gastbeitrag von Susanne Ullrich (brandwatch)

Selbstverständlich wird zu einem Event wie dem Social Media Monitoring Forum (kurz #somofo) auch der Social Buzz vor, während und nach der Veranstaltung gemonitort. Doch was soll man bei einem Event-Monitoring beachten, um relevante Treffer zu finden und hilfreiche Erkenntnisse daraus zu ziehen? Dieser Blogpost gibt Tipps und Tricks zum erfolgreichen Monitoring einer Konferenz – mit Hinblick auf das #somofo, das am 10./11. Dezember in Frankfurt am Main stattfindet.

Als Sponsor des Forums und Anbieter für Social Media Monitoring und Analytics tracken wir von Brandwatch das #somofo auch selber und plaudern hier anhand unserer Erfahrungen von Event-Trackings ein bisschen aus dem Nähkästchen.

Adäquaten Monitoring-Zeitraum wählen

Es ist zu empfehlen, nicht nur die Konferenztage selber, sondern auch den Social Buzz davor und danach zu betrachten. Ideal ist es, das Tracking ab dem Tag aufzusetzen, an dem die Bewerbungsphase für die Veranstaltung startet. So lässt sich genau verfolgen, wie das Event von potenziellen Besuchern und der Presse angenommen wird.

Gleichzeitig sieht man, welche Maßnahmen die höchste Aufmerksamkeit für das Event generiert haben. Diese Auswertung kann in Kombination mit den Zahlen aus dem Ticketverkauf bzw. den Registrierungen betrachtet werden, wodurch sich wiederum auf den Erfolg einzelner Kampagnen und Aktivitäten schließen lässt.

Im Hinblick auf den Social Buzz zum #somofo wird deutlich, dass die Kommunikationstrommel bereits gut gerührt wurde, um Sichtbarkeit zu erzeugen:

Im Anschluss an das Event sollte das Monitoring noch mindestens eine Woche laufen, denn die Online-Nachberichterstattung darf im Medienecho nicht fehlen.

Top-Autoren identifizieren und incentivieren

Mit der kontinuierlich wachsenden Bedeutung von Twitter in Deutschland gibt es fast keine Veranstaltung mehr, die „unbetwittert“ bleibt. Gerade bei Social Media Events, die eine Twitterwall bieten, tippt sich das Publikum oftmals die Finger wund – so auch beim vergangenen #somofo, das im Februar in München stattfand. Es kann also davon ausgegangen werden, dass auch beim zweiten Monitoring FORUM die Twitter-Rate mindestens genauso groß ist.

Umso wichtiger ist es, im Bilde zu sein, wer die Gespräche auf dem Microblogging-Dienst vorantreibt, denn dieser ist meist der Hauptkanal für den Social Buzz.

Dabei sollten zwei Arten von Autoren beobachtet werden:

1. Top-Tweeter = Tweeter, die die meisten Kommentare zum Event verfassen
2. Meinungsführer = Tweeter, die am häufigsten geretweetet und in Kommentaren anderer mittels @-Mentions genannt werden

Ist man informiert, wer für den meisten Traffic sorgt, kann man diese Personen beispielsweise mit Incentives oder der Veröffentlichung von Hitlisten belohnen.

Über den Twitter-Rand hinausschauen

Auch wenn aufgrund des Echtzeit-Charakters sicherlich die meisten Gespräche zu einem Event auf Twitter geführt werden, dürfen beim Event-Monitoring andere Kanäle nicht außer Acht gelassen werden. Denn nicht jeder Konferenzteilnehmer ist auf Twitter unterwegs und teilt seine Erfahrungen und Berichte vielleicht lieber auf Facebook, Google+ oder sogar in seinem eigenen Blog.

Von großer Relevanz ist darüber hinaus, was die Presse über die Veranstaltung schreibt. Diese Informationen lassen sich in der Regel über den Medientyp „News“ mit einem Social Media Monitoring Tool ermitteln.

Monitoring-Keywordset großzügig aufsetzen

In der Regel reicht es nicht aus, lediglich den Namen des Events in seiner festgesetzten Schreibweise zu tracken. Monitort man zum Beispiel lediglich das Wording „Social Media Monitoring Forum“, würde man viele relevante Erwähnungen verpassen. Oft genug wird dieses Event mit „Monitoring Forum“ oder einfach nur mit dem Hashtag #somofo abgekürzt. Das Twitterhandle selber lautet @socmonforum. Daher sollten auch diese Begrifflichkeiten in der Suchanfrage, auch Query genannt, auftauchen.

Mit dem reinen Tagging des Hashtags #somofo ist es jedoch nicht getan. Warum? Meist setzt der Veranstalter im Vorfeld oder zu Beginn eines Events einen Hashtag und #somofo hat sich mittlerweile beim Publikum etabliert. Jedoch kann es sein, dass während des Events dennoch Hashtags mit #somofo13 oder #somofo2013 auftauchen, weil Teilnehmer inzwischen die Angabe der Jahreszahl hinter Event-Hashtags gewohnt sind.

Auch wenn die Beachtung zusätzlicher eventueller Hashtags keine Treffer bringen sollte, lohnt es sich dennoch, sie sicherheitshalber in der Suchanfrage zu beachten.

Reaktionen auf die Vorträge und Speaker beobachten

Für jeden Veranstalter ist es wichtig zu erfahren, wie das Programm, die Themen und die Vortragenden beim Publikum ankommen. Einige Event-Organisatoren legen Zettel zum Ausfüllen auf die Konferenztische, andere schicken nach der Veranstaltung den Link zu einer Online-Umfrage rum. Dies ist sicherlich wichtig und richtig. Doch viel Feedback lässt sich bereits (ergänzend dazu) anhand des Social Buzz zu einem Event generieren.

Um diese relevanten Informationen zu erhalten, muss man die Treffer rund um das Event mit Tags und/oder Kategorien versehen. So könnte man im Zuge des Monitoring Forums beispielsweise die Kategorie Moderatoren anlegen und hier als SubkategorieBjörn Negelmann und Anna-Maria Zahn tracken. Eine weitere Kategorie könnte Speaker lauten und in deren Subkategorie die Treffer zu Melanie Gömmel, Nico Kirch etc. clustern.

Zusätzlich zu den Namen der Speaker sollten deren Twitterhandle (sofern vorhanden) und die Vortragstitel in der Sub-Query zur Kategorie- und Tagerstellung einbezogen werden, um alle relevanten Erwähnungen zu monitoren.

Alerts für zeitnahe Feedbacks aufsetzen

Gerade kurz vor einem Event gibt es oft Fragen beim Publikum: Wo genau ist der Veranstaltungsort? Wann geht es nochmal los? Wer ist vor Ort?

Viele dieser Fragen sollten vom Veranstalter selbst im Sinne des Kundenservices beantwortet werden. Die Voraussetzung zur Reaktion auf diese Kommentare und Fragen ist jedoch das Wissen um deren Existenz. Social Media Monitoring kann hierbei sehr hilfreich sein, denn damit lassen sich automatische E-Mail-Alerts für die Erwähnung des Events im Social Web generieren. In der Regel sollten diese auf „sofortige Information“ eingestellt sein, denn die schnelle Reaktion spielt in Social Media eine große Rolle.

Vor allem während des Events, wenn alle Mitarbeiter stark vor Ort eingespannt sind, ist es ratsam, die Alerts themenbezogen an die verantwortlichen Mitarbeiter des Veranstalter-Teams weiterzuleiten. So können beispielsweise alle Erwähnungen, die sich um die Registrierung und Ticketausgabe des #somofo drehen, direkt an die Person gehen, die sich darum kümmert.

Einen 7-Stufen-Plan zum erfolgreichen Monitoring eines Events finden Sie im Brandwatch-Blog.

Wir von Brandwatch haben das Monitoring für das Social Media Monitoring Forum bereits aufgesetzt und freuen uns schon sehr auf die Veranstaltung. Im Nachgang werden wir über den Social Buzz berichten.